Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website und bei der Nutzung unserer Angebote verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage, und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist:

IBWF e. V.
Rosenstraße 2, 10178 Berlin
Telefon: 030 549054440
E-Mail: info@mittelstandsberater.de
Vertreten durch die Präsidentin Babette Halbe-Haenschke und den Vizepräsidenten Markus Gutenberg
Vereinsregister: Amtsgericht Berlin-Charlottenburg, VR 19638 B

Datenschutzbeauftragte: Astrid Vieth, erreichbar unter datenschutz@mittelstandsberater.de oder per Post an die obige Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragte“.

2. Überblick über die Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit eine Rechtsgrundlage besteht. In den folgenden Abschnitten nennen wir zu jeder Verarbeitung Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger und Speicherdauer.

Rechtsgrundlage	Wann wir sie nutzen
Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO, § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung)	Webanalyse mit Matomo, Newsletter
Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen)	Anfragen, Expertenvermittlung, Mitgliedschaft, Veranstaltungsanmeldung
Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO (rechtliche Pflicht)	Aufbewahrung nach Handels- und Steuerrecht
Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (berechtigtes Interesse)	Sicherer Betrieb der Website, Server-Logfiles, Nachweis von Einwilligungen
§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG	Technisch notwendige Cookies

Empfänger: Wir geben Daten nur an Auftragsverarbeiter weiter, die wir nach Art. 28 DS-GVO vertraglich verpflichtet haben (WapplerSystems für Website, E-Mail und Mitgliederverwaltung; als dessen Unterauftragsverarbeiter Mittwald für Hosting und E-Mail-Postfächer), sowie im Einzelfall an IBWF-Mitglieder, wenn Sie das ausdrücklich wünschen (Abschnitt 8). Eine Weitergabe an Behörden erfolgt nur bei gesetzlicher Pflicht.

Übermittlung in Drittländer: Wir übermitteln keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR. Für unsere Seiten bei Facebook und LinkedIn gelten zusätzlich die Bestimmungen der Netzwerke (Abschnitt 12).

Speicherdauer: Wir löschen Daten, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Handels- und steuerrelevante Unterlagen bewahren wir nach § 257 HGB und § 147 AO auf: Geschäftsbriefe 6 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Die konkreten Fristen stehen bei den einzelnen Abschnitten.

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird von WapplerSystems, Bendstraße 50–52, 52066 Aachen, betreut und in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Mit WapplerSystems besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO. Die Website wird verschlüsselt per HTTPS ausgeliefert.

Bei jedem Aufruf speichert der Server automatisch folgende Daten in Logfiles:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, HTTP-Statuscode
• Referrer (zuvor besuchte Seite)
• Browsertyp, Version und Betriebssystem

Zweck: Auslieferung der Website, Stabilität und Sicherheit, Abwehr und Aufklärung von Angriffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und funktionsfähiger Betrieb der Website. Speicherdauer: Logfiles werden nach 14 Tagen gelöscht. Daten, die zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden, speichern wir bis zu dessen Abschluss.

Wir führen Logfiles nicht mit anderen Daten zusammen und werten sie nicht zu Werbezwecken aus.

4. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser speichert. Wir setzen nur technisch notwendige Cookies ohne Ihre Einwilligung. Alle anderen Cookies und vergleichbaren Techniken nutzen wir erst, wenn Sie im Cookie-Banner zugestimmt haben.

Cookie	Anbieter	Zweck	Laufzeit	Rechtsgrundlage
waconcookiemanagement	IBWF e. V.	Speichert Ihre Cookie-Auswahl	12 Monate	§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DS-GVO
fe_typo_user	IBWF e. V.	Sitzung, Login, Formularschutz	Ende der Browsersitzung	§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO
_pk_id, _pk_ses	IBWF e. V. (Matomo)	Webanalyse	13 Monate / 30 Minuten	Einwilligung, § 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern. Klicken Sie dazu unten auf jeder Seite auf „Cookieeinstellungen“. Die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.

Zum Nachweis Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DS-GVO) speichern wir Ihre Auswahl im Cookie waconcookiemanagement auf Ihrem Gerät.

5. Webanalyse mit Matomo

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir die Open-Source-Software Matomo, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten. Matomo läuft auf unserem eigenen Server (piwik.mittelstandsberater.de); die Daten werden nicht an Dritte übermittelt.

• Verarbeitete Daten: IP-Adresse, aufgerufene Seiten, Verweildauer, Referrer, Browser, Betriebssystem, Bildschirmauflösung
• Zweck: Verbesserung unseres Angebots
• Rechtsgrundlage: Einwilligung, § 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO
• Speicherdauer: Rohdaten 6 Monate, danach nur zusammengefasste Berichte ohne Personenbezug

6. Kartendarstellung und Schriftarten

Auf unserer Kontaktseite zeigen wir einen Kartenausschnitt als Bild, das auf unserem eigenen Server liegt (Kartendaten © OpenStreetMap-Mitwirkende). Beim Anzeigen werden keine Daten an Dritte übertragen.

Der Link „Route in Google Maps planen“ führt zu einer Seite der Google Ireland Limited. Erst wenn Sie ihn anklicken, werden Daten an Google übermittelt; dafür gelten die Datenschutzbestimmungen von Google.

Alle Schriftarten binden wir lokal von unserem eigenen Server ein; dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt.

7. Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten. Im Kontaktformular sind das: Kontaktwunsch, Nachricht, Firma, Vor- und Nachname, Anschrift, Telefon und E-Mail. Pflichtfelder sind gekennzeichnet; alle weiteren Angaben sind freiwillig.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, wenn Ihre Anfrage eine Mitgliedschaft, Veranstaltung oder Leistung betrifft; sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (unser Interesse an der Beantwortung von Anfragen)
• Empfänger: Mitarbeitende der Geschäftsstelle; Formulardaten werden per E-Mail an unser Postfach zugestellt, das WapplerSystems für uns bei der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Espelkamp, betreibt
• Speicherdauer: Wir löschen Anfragen 6 Monate nach abschließender Bearbeitung, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht

Für alle Formulare dieser Website (Kontakt, Expertenanfrage, Insolvenzberatung, Mitgliedschaft, Veranstaltungsanmeldung, Newsletter): Ihre Eingaben werden verschlüsselt übertragen, per E-Mail an uns gesendet und zusätzlich in der Datenbank unserer Website gespeichert. Diese Einträge löschen wir nach den in den jeweiligen Abschnitten genannten Fristen. Nach dem Absenden erhalten Sie gegebenenfalls eine E-Mail mit einem Bestätigungslink; sie schützt davor, dass jemand Ihre E-Mail-Adresse missbräuchlich einträgt.

8. Expertensuche, Expertenanfrage und Insolvenzberatung

Über die Expertensuche und die Formulare „Expertenanfrage“ und „Anfrage kostenloses Erstgespräch – Insolvenzberatung“ vermitteln wir Ihnen passende Beraterinnen und Berater aus unserem Netzwerk.

• Verarbeitete Daten: Kontaktdaten (Name, Firma, Funktion, Branche, Anschrift, Telefon, E-Mail), gewünschte Beratungsschwerpunkte, Ihre Nachricht; bei der Insolvenzberatung zusätzlich Angaben zu erhaltenen oder beantragten staatlichen Förderungen
• Zweck: Prüfung Ihres Anliegens und Vermittlung an geeignete Mitglieder
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (Durchführung der von Ihnen angefragten Vermittlung)
• Empfänger: Wir leiten Ihre Anfrage an IBWF-Mitglieder weiter, die fachlich und regional zu Ihrem Anliegen passen. Diese sind selbstständige Beraterinnen und Berater und für die weitere Verarbeitung eigenständig verantwortlich. Welche Mitglieder Ihre Anfrage erhalten haben, teilen wir Ihnen auf Wunsch mit.
• Speicherdauer: 12 Monate nach Abschluss der Vermittlung

Die Expertensuche zeigt öffentliche Profile unserer Mitglieder. Die Suche nach Ort und Umkreis verarbeitet nur Ihre Eingaben in der jeweiligen Sitzung.

9. Mitgliedschaft, Mitgliederliste und Login-Bereich

Mitgliedschaftsanfrage und Mitgliederverwaltung: Wenn Sie eine Mitgliedschaft anfragen oder Mitglied werden, verarbeiten wir Ihre Angaben (Berufsgruppe, Firma, Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, Nachricht; als Mitglied zusätzlich Bankverbindung und Beitragsdaten) zur Begründung und Verwaltung der Mitgliedschaft nach Satzung.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (Mitgliedschaftsverhältnis); für Beitrags- und Buchhaltungsunterlagen Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO
• Empfänger: Geschäftsstelle und Vorstand; die Mitgliederverwaltung erfolgt mit der Software Vereinsmeister, die auf Servern unseres Auftragsverarbeiters WapplerSystems, Aachen, betrieben wird; Beitragseinzug über unsere Bank
• Speicherdauer: Anfragen ohne Beitritt 6 Monate; Mitgliederdaten bis zum Ende der Mitgliedschaft, danach nur noch soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen

Öffentliche Mitgliederliste und Expertensuche: Wir veröffentlichen Angaben unserer Mitglieder an zwei Stellen:

• Mitgliederliste: Name, Berufsgruppe, Postleitzahl, Ort, Website
• Expertensuche mit Expertenprofil: Name, Foto, Berufsgruppe, Firma, Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land), Telefon, Mobiltelefon, E-Mail, Website, Beratungsschwerpunkte und deren Beschreibung

Grundlage sind die Regelungen in Satzung, Mitgliedsantrag und der gesonderten Datenschutzvereinbarung mit unseren Mitgliedern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO; soweit dort eine Einwilligung erteilt wurde, insbesondere für Foto und Mobilnummer, Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO). Zweck ist die Vermittlung von Beratungsmandaten. Mitglieder können ihre Angaben jederzeit ändern oder aus Liste und Expertensuche entfernen lassen; mit Ende der Mitgliedschaft löschen wir das Profil.

Login-Bereich: Für den geschützten Mitgliederbereich speichern wir Benutzername, Passwort (verschlüsselt), Zeitpunkt der Anmeldung und ein Sitzungs-Cookie (fe_typo_user). Zweck ist die Bereitstellung der Mitgliederfunktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO). Die Zugangsdaten löschen wir mit Ende der Mitgliedschaft.

10. Veranstaltungen und Seminare

Wenn Sie sich zu einer Veranstaltung, einem Netzwerktreffen oder Seminar anmelden, verarbeiten wir zur Organisation und Abrechnung Ihre Angaben aus dem Anmeldeformular: gewählter Termin, Titel, Vor- und Nachname, Firma, Funktion, Branche, Anschrift, Telefon, E-Mail, ggf. abweichende Rechnungsanschrift, Angaben zur IBWF-Mitgliedschaft (Mitgliedsnummer) und Ihre Nachricht.

• Anmeldung: über das Anmeldeformular auf unserer Website oder per E-Mail an unsere Geschäftsstelle; wir setzen kein externes Anmeldetool ein
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO; Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO
• Empfänger: ggf. Referentinnen und Referenten, Mitveranstalter oder Veranstaltungsort, soweit für die Durchführung nötig (z. B. Teilnehmerliste)
• Fotos: Bei Veranstaltungen können Fotos entstehen. Wir weisen vor Ort darauf hin und veröffentlichen Aufnahmen, auf denen Sie erkennbar im Mittelpunkt stehen, nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO).
• Speicherdauer: Teilnehmerdaten 12 Monate nach der Veranstaltung; Rechnungsdaten nach den gesetzlichen Fristen

11. Newsletter

Mit Ihrer Einwilligung senden wir Ihnen den IBWF-Newsletter mit Informationen über Veranstaltungen, Projekte und Neuigkeiten aus dem Netzwerk.

• Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse (Pflicht), Vor- und Nachname (freiwillig); Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung
• Anmeldung und Versand: Ihre Anmeldung über das Formular wird in der Datenbank unserer Website gespeichert; nach Ihrer Bestätigung erhalten wir sie per E-Mail (info@mittelstandsberater.de). Wir versenden den Newsletter selbst mit Microsoft Outlook über unser E-Mail-Postfach. Unsere E-Mail-Postfächer stellt uns unser Auftragsverarbeiter WapplerSystems bereit; sie liegen bei dessen Unterauftragsverarbeiter Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4–6, 32339 Espelkamp. Ein externer Newsletter-Versanddienst wird nicht eingesetzt.
• Double-Opt-In: Nach der Anmeldung erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie ihn anklicken, nehmen wir Sie in den Verteiler auf.
• Rechtsgrundlage: Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO; die Dokumentation der Anmeldung dient dem Nachweis der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DS-GVO)
• Abmeldung: Sie können den Newsletter jederzeit über den Hinweis in jeder Ausgabe oder per E-Mail an info@mittelstandsberater.de abbestellen.
• Speicherdauer: Bis zur Abmeldung. Danach speichern wir Ihre E-Mail-Adresse bis zu 3 Jahre in einer Sperrliste, um den Nachweis einer früheren Einwilligung führen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO). Nicht bestätigte Anmeldungen löschen wir nach 30 Tagen.

12. Social-Media-Präsenzen

Auf unserer Website verlinken wir auf unsere Seiten bei LinkedIn und Facebook. Es handelt sich um einfache Links: Beim Besuch unserer Website werden keine Daten an diese Netzwerke übertragen. Erst wenn Sie einen Link anklicken, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Netzwerks.

Für unsere Unternehmensseiten sind wir gemeinsam mit dem jeweiligen Netzwerk verantwortlich (Art. 26 DS-GVO), soweit die Netzwerke uns Statistiken zu Seitenbesuchen bereitstellen:

Netzwerk	Anbieter	Vereinbarung nach Art. 26 DS-GVO
Facebook	Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland	Page Insights Controller Addendum
LinkedIn	LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland	Page Insights Joint Controller Addendum

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO; unser berechtigtes Interesse ist die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. Ihre Rechte können Sie bei uns und beim jeweiligen Netzwerk geltend machen; die Netzwerke haben sich zur Erfüllung der Betroffenenrechte verpflichtet.

13. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte. Für die Ausübung genügt eine formlose Nachricht an info@mittelstandsberater.de oder per Post an die Anschrift in Abschnitt 1.

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DS-GVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DS-GVO)
• Löschung (Art. 17 DS-GVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO)

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (berechtigtes Interesse), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient Rechtsansprüchen.

Der Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich nach Art. 77 DS-GVO bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Wohnort oder an unserem Sitz. Für uns zuständig ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin
www.datenschutz-berlin.de

14. Weitere Informationen

Pflicht zur Bereitstellung: Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben können wir Ihre Anfrage, Anmeldung oder Mitgliedschaft jedoch nicht bearbeiten.

Automatisierte Entscheidungen: Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen und betreiben kein Profiling im Sinne von Art. 22 DS-GVO.

Datensicherheit: Wir übertragen Daten auf unserer Website verschlüsselt (TLS) und schützen sie durch technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DS-GVO.

Änderungen: Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 28. Oktober 2026