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Papierlose Prozesse mit elektronischem Dokumentenmanagement (DMS/ECM)

Dokumente sind in fast allen Geschäftsprozessen ein zentraler Bestandteil der Informationssicherung und der Kommunikation. Ihre Digitalisierung mit Hilfe von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) erschließt vielfältige Potenziale der Optimierung und Einsparung und sorgt für die Sicherstellung von Compliance, z.B. in Hinblick auf die revisionssichere Archivierung im Sinn der GoBD.

Der Leitfaden hilft Ihnen, Prozesse mit hohem Optimierungs-Potenzial zu identifizieren, eine digitale Infrastruktur zu etablieren und einzelne DMS-Vorhaben erfolgreich einzuführen.

  • 39 Aufgaben

  • 7 Dokumente

  • 7 Checklisten

Herausforderung Dokumentenmanagement

Chance Dokumentenmanagement

Geschäfts-Informationen entstehen mittlerweile meist in IT-Systemen, wie z.B. im Kunden-Management (CRM), in der Finanzbuchhaltung (ERP), im E-Mail-System oder in der eigenen Internet-Präsenz. Als Beleg, z.B. für die revisionssichere Archivierung, sind die Daten als Dokumente zu fixieren. Vor allem wenn die Belege im folgenden Prozess genutzt werden, sind ausgedruckte Dokumente langsam und wenig effizient.

Dokumenten-Management (auch als Enterprise-Content-Management / ECM bezeichnet) ermöglicht es, die Informationen den nachfolgenden Verfahren effizient zur Verfügung zu stellen, ohne dass vielfältige Ausdrucke und Kopien entstehen.

Elektronisches Dokumenten-Management erlaubt das Design papierloser Prozesse mit höchster Effektivität unter Wahrung der Compliance bezüglich verschiedener rechtlicher Transparenz- und Nachweispflichten.

Der Weg zu papierlosen Prozessen

Die Chancen von elektronischem Dokumentenmanagement lassen sich systematisch erschließen:

  • Analyse der DMS-Potenziale: Evaluation geeigneter Verfahren und innovativer Geschäftsmodelle mithilfe besonderer Prozessindikatoren

  • Entwicklung einer DMS-Strategie: Schaffung der technischen und organisatorischen Voraussetzungen, Planung von Projekten sowie Entscheidungen über die erforderlichen Infrastruktur- und Service-Komponenten

  • Realisierung konkreter DMS-Vorhaben: Umsetzung konkreter Projekte, Design optimierter Prozesse

Aufgaben - Dokumente - Checklisten

Seit mehr als 30 Jahren berät Herr Scholz Organisationen bei der Einführung neuer Informationstechnologien. Herr Scholz ist Gründungsmitglied der Fachgruppe „Cloud“ im Fachverband der IT Prüfer (ISACA), zertifizierter Experte im Cloud EcoSystem e.V., begleitet als Technologie-Coach der Investitionsbank Berlin (IBB) IT Startups und unterstützt seit 2013 den Businessplan Wettbewerb (BPW) Berlin Brandenburg ehrenamtlich als Juror und Berater. Zudem wurde Herr Scholz im letzen Jahr in die Kommission „Internet und Digitales“ des Bundesverband mittelständische Wirtschaft (BVMW) berufen.

Nicht zuletzt engagiert sich Herr Scholz als zertifiziertes Mitglied im Beraternetzwerk des Institut für Betriebsberatung, Wirtschaftsförderung und -forschung (IBWF) im Bundesarbeitskreis „Digitalen Wandel gestalten“ als Experte und Autor für die Entwicklung von Vorgehensmodellen für digitale Innovationsvorhaben, insbesondere für die Themen „Produkt-/Service Innovation und Geschäftsmodelle“, „Cloud-Computing“, „IT-Sicherheit/Datenschutz“ und "Dokumentenmanagement".

Weitere Informationen finden Sie auch unter www.fsu-berlin.de