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Papierlos mit elektronischem Dokumentenmanagement (DMS)

Wie können mittelständische Unternehmen das Potenzial von modernen Dokumenten-Management-Systemen (DMS) und elektronischer Archivierung für sich nutzen und auf nutzerfreundliche, papierlose Prozesse umsteigen? Passend zum Thema: die Arbeitsgruppe bietet einen digitalen Leitfaden an.

Herausforderung Dokumentenmanagement

Dokumente spielen überall in den Geschäftsprozessen eine wichtige Rolle. Sie fixieren Informationen. Sie sind Mittel der Kommunikation im Unternehmen und mit Kunden, Lieferanten und Partnern. Sie dienen der Know-how-Sicherung. Und viele Dokumente sind rechtlich sogar zwingend vorgeschrieben, um Nachweise gegenüber Dritten auch über lange Zeiträume bereitzustellen.  

Quelle und Ziel dieser Informationen sind heute meist IT-Systeme, egal ob Geschäftsanwendungen (FIBU, CRM, SharePoint, Email, etc.)  oder die Kunden-App aus der Cloud mit Zugang zum Web-Portal. Dennoch müssen die Informationen meist für Menschen lesbar bleiben und den gesetzlichen Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung, wie sie bspw. durch die GoBD formuliert werden, entsprechen.

Diese in und von Papier umzuwandeln ist allerdings langsam, ineffizient und teuer. Dokumenten-Management – auch Enterprise Content Management (ECM) genannt – bietet die Chance, Informationen (Content) effizient und schnell zwischen den Systemen und den Empfängern auszutauschen, sie im passenden Kontext (z.B. Bestellung, Bezahlung, Controlling, rechtliche Prüfung) bereit zu stellen und die Flut von unkontrollierten Kopien einzudämmen. Dabei geht es nicht nur um eine „1:1 Digitalisierung“ bestehender Papier-Abläufe, sondern um das Design optimierter medienbrucharmer Informationsprozesse, mit klar definierten führenden Datenhaltungssystemen und einer Datenumwandlung in Dokumente, nur wenn die Fixierung der Daten aus Nachweisgründen erforderlich ist.

Potenzial erschließen

Diese Potenziale gilt es zu erkennen und in zeitgemäßen effektiven Lösungen zur realisieren. Die zentralen Aufgabenstellungen für die Erschließung der ECM-Potenziale sind:

  • DMS/ECM-Potenzialanalyse: Identifikation geeigneter Prozesse und Geschäftsmodelle anhand spezieller Prozessindikatoren

  • DMS/ECM-Strategieentwicklung: Entwicklung der technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen, Priorisierung von Vorhaben sowie Service- und Infrastruktur-Entscheidungen (Organisation, Technologie, Anbieter)

  • Sparen und Beschleunigen mit DMS/ECM: Umsetzung konkreter Vorhaben, Optimierung von Prozessen

Digitaler Leitfaden von Experten des IBWF

Im IBWF Bundesarbeitskreises "Digitalen Wandel gestalten" finden Sie Experten, die langjährige Erfahrung in den Digitalisierungsprozessen mit dem Know-how der aktuellen Technologie-Entwicklungen vereinen. Sie begleiten mittelständische Unternehmen bei der Optimierung ihrer Dokumenten-bezogenen Prozesse und deren Migration in die digitale Welt. Dabei kommen erprobte Vorgehensmodelle zum Einsatz, die individuell auf Ihre Situation angepasst werden können. Die Vorgehensmodelle sind auf einer Webplattform in Form einer Projektstruktur inklusive der erforderlichen  Aufgaben zusammen mit Hinweisen und Vorgehensempfehlungen digital verfügbar und können von Interessenten für die eigene Vorhabensplanung  übernommen werden. Damit wird das Know-How direkt in Ihrem Unternehmenskontext anwendbar, Aufgaben können im Team verteilt werden und die Umsetzung kann sofort beginnen.